Cómo organizar un evento sin (casi) nada de dinero

Cuando hace un mes y medio me propuse organizar el evento de Social Travel #PuenteDeEmociones en el Puente Bizkaia sabía que me enfrentaba a un desafío considerable, el temido presupuesto cero. En este camino tortuoso descubrí que por encima del dinero se encuentra el valor de la creatividad y la tenacidad y que la planificación es la mejor hoja de ruta para alcanzar la isla del tesoro.

Para emprender una campaña de promoción con medios muy escasos lo primero que hay que tener en cuenta es que existen muchos recursos intangibles capaces de hacernos superar las limitaciones. A favor vuestro contáis con una corriente de solidaridad soterrada porque la carencia presupuestaria es un problema generalizado. No estáis solos, instituciones, empresas y consumidores están dispuestos a empujar para favorecer cualquier actividad en un momento de clamoroso parón económico. Es muy probable que notéis esa positividad en el ambiente, un sí se puede silencioso.

Planificación

Antes de tirarse a la piscina tenéis que procuraros un buen flotador que impida el naufragio de la campaña. La clave en la campaña será el punto de partida donde una vez más el contenido sigue siendo el rey: Una propuesta de valor con el suficiente tirón para lograr una repercusión en los entornos on y off y el seguimiento del público.

Para #PuenteDeEmociones elegimos una baza ganadora, la posibilidad de disfrutar de la esencia de un patrimonio mundial con los ojos de un explorador. La propuesta ofrecía la visita gratuita de la pasarela del monumento, el más privilegiado mirador de la ría de Bilbao a 50 metros de altura. El menú se completó con un ingrediente estrella organizado por el puente, la llamada a la aventura con una tirolina.

Estrategia

En la fase de planificación también es vital la coherencia interna de la acción, que se alinee con los objetivos e intereses de nuestra empresa para aprovechar el impulso. #PuenteDeEmociones encajaba con la función de mi cliente, la aplicación Triporg, un asistente de viaje que planifica la ruta en el lugar de destino.

El evento era una oportunidad para demostrar a nivel práctico y sobre el terreno nuestra capacidad para proponer puntos de innegable valor turístico. La acción reservaba a Triporg un papel fundamental convertido en la llave para subir a la pasarela con el requisito de descargarse la aplicación. Así que a los beneficios de imagen y visibilidad se unía una consecuencia directa: Las siempre deseadas descargas. A su vez, dejaba la puerta abierta a futuras campañas promocionales con el sello #TriporgExperience.

La promoción se apoyaba en una estrategia de ganancia mutua para favorecer la entrada del Puente Bizkaia. A la empresa se le ofrecía un acercamiento a los turistas 2.0, activos en la promoción de destinos a través de su influencia Online, bajo la fórmula del Social Travel. Además, el evento reivindicaba la figura del puente entre la población en una jornada de puertas abiertas.

Comunicación

Una vez logrado la participación del puente iniciaba la campaña de comunicación, un elemento indispensable porque ofrece la oportunidad de una promoción directa de la marca durante semanas. El elemento central era un vídeo que sirviera de carta de presentación.

La solidez de la propuesta, avalada con la presencia de todo un símbolo social para Bizkaia, resultó clave para lograr la participación de Anton Uribe, autor del rodaje de la última campaña turística de la Diputación local. El vídeo fue un anticipo de las singulares sensaciones que se viven en el puente.

La comunicación tomaba impulso con iniciativas on y off, que unía la promoción en las redes sociales con convocatorias a la prensa tradicional. Este contacto con las empresas de comunicación se extendía a través de Internet con una nota de prensa distribuida Online de la que se hizo eco Europa Press. #PuenteDeEmociones se proyectó a la opinión pública a través de las noticias de los medios locales de referencia, la televisión autonómica, los periódicos locales El Correo y Deia, la radio Onda Vasca.

Mi propio blog personal, Aventura de Padre, fue una plataforma de promoción a través de cads, el servicio de publicidad de contenido de Karmacracy. A través de 30 influenciadores 2.0 de viaje y del marketing Online, remunerados por cada click conseguido, logré en a penas una semana más de 1.300 visitas al contenido.

Apoyo Online

Para reforzar la divulgación necesitábamos aliados en el mundo Online, amigos potenciales que hicieran de embajadores en sus respectivos redes. La asociación de blogeros Getxo Blog fue nuestro principal valedor con su presidente Mikel Agirregabiria a la cabeza. Simultáneamente, introduje el evento en los círculos de viajeros de la blogosfera con el contacto personal con influenciadores como bloggers de referencia y menciones directas en las redes. Honestamente, creo que no he sido excesivamente intrusivo, evitando convertirme en un denostado spammer.

Y sí, los contactos se extendieron con mejor y peor suerte a los dos Ayuntamientos donde se localiza el puente, Getxo y Portugalete, a los servicios de turismo locales y de Bizkaia, a los hoteles del entorno y a la asociación de comerciantes.

El reto acabó en final feliz y el pasado domingo numerosas personas descubrieron las esencias de este patrimonio mundial en una experiencia singular que incluía la aventura urbana de descender en tirolina. Las carencias fueron evidentes, desde la falta de una página web específica a la ausencia de carteles expositores en los día previos, pero se solventaron. Ahora puedo gritar, entre aliviado y satisfecho: Objetivo cumplido.

 

Acerca de Diego Artola

Comunicador de vocación, veo el Marketing Online como un nuevo cruce de caminos dónde se encuentran las personas y las empresas. En un mercado saturado por la oferta las reglas han cambiado y el consumidor es el nuevo rey. Te ofrezco algunas pistas para que sigas tu camino por el apasionante mundo de la Social Media.